PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A DENUNCIAS PRESENTADAS AL COMITÉ DE ÉTICA E INTEGRIDAD CORPORATIVA DE SERVICIOS Y TECNOLOGÍAS ESPECIALIZADOS PARA LA GESTIÓN DEL AGUA, S.A. DE C.V.
CONTENIDO
- Objetivo
- Marco Normativo
- Definiciones
- De la confidencialidad de la información
- De la presentación de quejas y denuncias
- Recepción y registro de quejas o denuncias
- Generación de un folio de expediente
- Revisión de requisitos mínimos de procedencia
- Solicitud de subsanación de deficiencias de la queja o denuncia
- Acuse de recibo
- Aviso a los integrantes del Comité para su conocimiento
- De la tramitación, sustanciación y análisis
- Informe del presidente a los miembros del Comité de Ética e Integridad Corporativa
- De las medidas preventivas
- De la calificación a la queja o denuncia
- Sobre la atención de la queja o denuncia por parte del Comité de Ética e Integridad Corporativa
- Sobre la conformación de una Comisión temporal o permanente que conozca de las quejas o denuncias
- Recopilación de la información adicional
- De la Conciliación
- De la resolución y pronunciamiento
- De la emisión de conclusiones por parte del Comité, del subcomité o la comisión temporal o permanente.
- De la determinación de un incumplimiento
- Del Formato para la presentación de una queja o denuncia
- Procedimiento de recepción y atención a los incumplimientos al Reglamento Interno de Trabajo, Políticas de Ética e Integridad Corporativa, Código de Conducta y Código de Ética
| Asesor TécnicoLIC. XENYA L. VELA MAGAÑARecursos Humanos | Secretario Técnico ARÍSTIDES MÉNDEZ DAMIÁN.Titular del Área de Asuntos Jurídicos | Secretario EjecutivoIGNACIO DE LA CRUZ CÓRDOVA.Titular de Administración y Finanzas. | Presidente del ComitéMARCELO DORANTES RAMÍREZDirector General |
| ELABORÓ | SUPERVISÓ | REVISÓ | APROBÓ |
Anexo 1.
- OBJETIVO.
Establecer el procedimiento para la tramitación, seguimiento y resolución de las quejas o denuncias presentadas al Comité de Ética e Integridad Corporativa, por presunta actuación de conductas contrarias al Código de Conducta, al Código de Ética, al Reglamento Interno de Trabajo y a las Políticas de Ética e Integridad Corporativa, por parte de las personas que desempeñan un empleo, cargo o comisión en Servicios y Tecnologías Especializados para La Gestión del Agua, S.A. de C.V.
- MARCO NORMATIVO.
El Comité en el ejercicio de sus funciones actuará conforme al siguiente marco normativo:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Ley Federal del Trabajo
Reglamento Interno de Trabajo
Código de Ética
Código de Conducta
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
- Programa de Cumplimiento aplicable a la duración de la vigencia del Acuerdo Comercial
- Política Anticorrupción y Antilavado
- Política para el Tratamiento de Regalos e Invitaciones
- Política de Contribuciones Políticas
- Política para los Donativos y Donaciones
- Política para los Pagos de Facilitación y Gestión
- Política para la Prevención de Lavado de Dinero
- Código de Ética
- Código de Conducta
- Manifiesto de Integridad Corporativa
- Decálogo de obligaciones
- DEFINICIONES.
- Procedimiento: Procedimiento de Atención a Denuncias de Servicios y Tecnologías Especializados para la Gestión del Agua, S.A. de C.V.
- Código de Conducta: Código de Conducta de Servicios y Tecnologías Especializados para la Gestión del Agua, S.A. de C.V., es un instrumento que establece disposiciones normativas de cumplimiento y observancia obligatoria a partir del cual las personas que desempeñan una función dentro de la organización Servicios y Tecnologías Especializados para la Gestión del Agua, S.A. de C.V., rigen su desempeño conforme a los principios, valores y reglas de integridad, en este sentido, el Código de Conducta prevé la directriz para quienes laboramos en la organización empresarial, al orientar el desarrollo de nuestras actividades, toda actuación, comisión y función debe apegarse a los estándares de comportamiento que contribuyan a la relación ordenada, armoniosa y de respeto.
- Código de Ética: El Código de Ética es aplicable a Servicios y Tecnologías Especializados para La Gestión del Agua, S.A. de C.V., instrumento normativo obligatorio para los miembros que corresponden a su integración y organización siendo socios o accionistas, consejeros, funcionarios, directivos y en general todo el personal de base o eventual por tiempo, servicio u obra determinada.
- Conflicto de interés: La situación que se presenta cuando los intereses personales, familiares o de negocios de La situación que se presenta cuando los intereses personales, familiares o de negocios de los miembros que corresponden a la integración y organización de Servicios y Tecnologías Especializados para La Gestión del Agua, S.A. de C.V., siendo socios o accionistas, consejeros, funcionarios, directivos y en general todo el personal de base o eventual por tiempo, servicio u obra determinada puedan afectar el desempeño independiente e imparcial de sus empleos, cargos, comisiones o funciones.
- Queja: Manifestación de hechos presuntamente irregulares, en los que se encuentran involucrados miembros que corresponden a la integración y organización de Servicios y Tecnologías Especializados para La Gestión del Agua, S.A. de C.V., que en ejercicio de sus funciones afectan la esfera jurídica de una persona y que se hacen del conocimiento del Comité de Ética e Integridad Corporativa.
- Denuncia: Acto por el que una persona hace del conocimiento la acción u omisión por parte de los miembros que corresponden a la integración y organización de Servicios y Tecnologías Especializados para La Gestión del Agua, S.A. de C.V., relacionados o involucrados en determinados hechos presumiblemente contrarios a la ley, con el objeto de que dicho órgano aplique la normatividad y en su caso las sanciones procedentes.
- Comité: El Comité de Ética e Integridad Corporativa de Servicios y Tecnologías Especializados para La Gestión del Agua, S.A. de C.V.
- Lineamientos: Lineamientos generales para propiciar la integridad de los miembros que corresponden a la integración y organización denominada Servicios y Tecnologías Especializados para La Gestión del Agua, S.A. de C.V., para implementar acciones permanentes que favorezcan su comportamiento y desempeño ético.
- Reglas de Integridad: Reglas de Integridad para el desempeño y ejercicio de la función que corresponda al empleo, cargo o comisión de los miembros que pertenecen a la integración y organización denominada Servicios y Tecnologías Especializados para La Gestión del Agua, S.A. de C.V.
- Políticas y Procedimientos: los ordenamientos que a continuación se relacionan:
- Programa de Cumplimiento aplicable a la duración de la vigencia del Acuerdo Comercial
- Política Anticorrupción y Antilavado
- Política para el Tratamiento de Regalos e Invitaciones
- Política de Contribuciones Políticas
- Política para los Donativos y Donaciones
- Política para los Pagos de Facilitación y Gestión
- Política para la Prevención de Lavado de Dinero
- Manifiesto de Integridad Corporativa
- TDA: La persona moral denominada Servicios y Tecnologías Especializados para La Gestión del Agua, S.A. de C.V.
- Miembros: Todas las personas que desempeñan un empleo, cargo o comisión en Servicios y Tecnologías Especializados para La Gestión del Agua, S.A. de C.V.
- Unidad: Unidad Especializada en Ética e Integridad Corporativa de Servicios y Tecnologías Especializados para La Gestión del Agua, S.A. de C.V.
- DE LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
Con la finalidad de salvaguardar la naturaleza de confidencialidad o anonimato que, en algunos casos, deberá́ prevalecer respecto del nombre y demás datos de la persona que presente la queja o denuncia, y de los terceros a los que les consten los hechos, a no ser que tengan el carácter de servidores públicos, los miembros del Comité deberán suscribir una cláusula de confidencialidad respecto del manejo de la información de las quejas o denuncias a las que tengan acceso o de las que tengan conocimiento.
Dicha cláusula puede ser consultada en el anexo número 1.
- DE LA PRESENTACIÓN DE QUEJAS Y DENUNCIAS.
La presentación de quejas o denuncias debe ser presentada al correo electrónico: comitedeetica@tfca.gob.mx en el “Formato para presentación de queja o denuncia” disponible en la página web del Tribunal Federal de Conciliación y Arbitraje o solicitándolo al mismo correo.
- RECEPCIÓN Y REGISTRO DE QUEJAS O DENUNCIAS.
Una vez presentada la queja o denuncia, el secretario ejecutivo del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés, deberá́ constatar que venga acompañada del testimonio de un tercero, en el caso de quejas o denuncias anónimas verificar que en esta se pueda identificar a una persona a la que le consten los hechos.
- Generación de un folio de expediente.
El secretario ejecutivo asignará un número de expediente a cada queja o denuncia, el cual será́ único y consecutivo, según el momento en que se reciba cada denuncia o queja.
- Revisión de requisitos mínimos de procedencia.
Posterior a la asignación de número de expediente, se procederá́ a la verificación de los elementos indispensables de procedencia de la queja o denuncia como son:
- Nombre (opcional),
- Domicilio o dirección electrónica para recibir informes,
- Breve relato de los hechos,
- Datos del Servidor Público involucrado, Medios probatorios de la conducta; y
- Medios probatorios de al menos un tercero que haya conocido de los hechos.
- Solicitud de subsanación de deficiencias de la queja o denuncia.
En el supuesto de que el secretario ejecutivo detecte alguna deficiencia en la queja o denuncia, lo hará́ del conocimiento de quién la haya presentado y solicitará por única vez a la o el interesado, subsanar dichas deficiencias en un plazo no mayor a cinco días hábiles, a efecto de que pueda darle trámite y hacerla del conocimiento del Comité́.
De no contar con respuesta alguna por parte de la o el interesado, el expediente se archivará como concluido. La información contenida en la queja o denuncia podrá́ ser considerada como un antecedente para el Comité cuando esta involucre reiteradamente a un Servidor Público en particular.
- Acuse de recibo.
El secretario ejecutivo a través del correo electrónico del Comité enviará a quien haya presentado la queja o denuncia un acuse de recibo electrónico, en el que conste número de folio bajo el cual estará́ respaldada la queja o denuncia, la fecha y hora de la recepción, así́ como la relación de los medios probatorios aportados por la o el denunciante. El acuse de recibo deberá́ contener la siguiente leyenda:
“La presentación de una queja o denuncia no otorga a la persona que la promueve el derecho de exigir una determinada actuación por parte del Comité́”.
- Aviso a los integrantes del Comité para su conocimiento.
El Secretario Ejecutivo informará a los miembros del Comité sobre la recepción de la queja o denuncia, la cual deberá́ contener el número de expediente asignado y un breve resumen del asunto al que se refiere.
Asimismo y para el caso de que la queja o denuncia haya sido procedente, turnará y hará́ del conocimiento del Comité́, la información de la queja o denuncia, a efecto de que pueda incorporarse a la orden del día de la siguiente sesión ordinaria o extraordinaria.
Sobre las quejas o denuncias que no satisficieron los requisitos mínimos de procedencia, el Secretario Ejecutivo también deberá́ informar al Comité sobre la recepción de las mismas, los números de expedientes asignados y la razón o razones por las que el expediente se clasificó como concluido y archivado.
- DE LA TRAMITACIÓN, SUSTANCIACIÓN Y ANÁLISIS.
- Informe del Presidente a los miembros del Comité.
El Presidente deberá́ informar, por la vía que determine más apropiada, a cada uno de los demás integrantes del Comité sobre la recepción de la queja o denuncia así́ como de la necesidad de abordar el tema en sesión ordinaria o extraordinaria.
- De las medidas preventivas.
Una vez que el Comité tenga acceso al expediente podrá́ determinar medidas preventivas cuando la queja o denuncia describa conductas en las que supuestamente se hostigue, agreda, amedrente, acose, intimide o amenace la integridad de una persona o Servidor Público, sin que ello signifique tener como ciertos los presuntos hechos constitutivos de la queja o denuncia. Las medidas preventivas podrán determinarse en coordinación con el Instituto Nacional de las Mujeres, el Consejo Nacional para Prevenir la Discriminación, Comisión Nacional para Prevenir y Erradicar la Violencia Contra las Mujeres o la Comisión Nacional de los Derechos Humanos.
- De la calificación a la queja o denuncia.
El Comité emitirá́ la calificación de la queja o denuncia, que puede ser: probable incumplimiento o de no competencia para conocer de la queja o denuncia.
En caso de no competencia del Comité para conocer de la queja o denuncia, el Presidente deberá́ orientar a la persona para que la presente ante la instancia correspondiente. Quedará a consideración del Comité el informar a otras instancias institucionales sobre su declinación de competencia en favor de dicha instancia, dando vista al Órgano Interno de Control.
- Sobre la atención de la queja o denuncia por parte del Comité́.
De considerar el Comité que existe probable incumplimiento al Código de Ética, a las Reglas de Integridad o el Código de Conducta, entrevistará al Servidor Público involucrado y de estimarlo necesario, para allegarse de mayores elementos, a los testigos y a la persona que presentó la queja o denuncia. Cabe señalar que toda la información que derive de las entrevistas deberá́ constar por escrito o en medios electrónicos y deberá́ estar sujeta a la cláusula de confidencialidad que suscriban los miembros del Comité́.
- Sobre la conformación de una Comisión temporal o permanente que conozca de las quejas o denuncias.
Para desempeñar la tarea de atención a la queja o denuncia, el Comité podrá́ conformar una comisión, con al menos tres de los miembros temporales, para que realicen las entrevistas, debiendo estos dejar constancia escrita, misma que deberá́ incorporarse al expediente respectivo.
- Recopilación de la información adicional.
Cualquier Servidor Público del TFCA deberá́ apoyar a los miembros del Comité y proporcionarles las documentales e informes que requieran para llevar a cabo sus funciones a cabalidad y poder así́ resolver de la manera más imparcial y eficiente posible, la queja o denuncia. En los casos relacionados con conflictos de interés, el Comité podrá́ solicitar la opinión de la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés.
- De la Conciliación.
Cuando los hechos narrados en una queja o denuncia afecten únicamente a la persona que la presentó, los miembros del Comité comisionados para su atención, podrán intentar una conciliación entre las partes involucradas, siempre con el interés de respetar los principios y valores contenidos en el Código de Ética y en las Reglas de Integridad.
En caso de que la conciliación no sea procedente, se deberá́ dar el curso que determine el Comité o la comisión temporal o permanente creada al efecto, y en dado caso, se deberá́ dejar constancia de esto en el expediente correspondiente.
- DE LA RESOLUCIÓN Y PRONUNCIAMIENTO.
La resolución o pronunciamiento que se emita deberá́ tener el sentido que el propio Comité determine darle a partir de las características de la queja o denuncia y del estudio y análisis de la misma. La atención de la queja o denuncia deberá́ concluirse por el Comité dentro de un plazo máximo de tres meses contados a partir de que se califique como probable incumplimiento, mediante la emisión de observaciones o recomendaciones.
- De la emisión de conclusiones por parte del Comité́, del Subcomité o la comisión temporal o permanente.
El proyecto de resolución que elabore la comisión temporal o permanente o el Comité en pleno, deberá́ considerar y valorar todos los elementos que hayan sido recopilados, así́ como las entrevistas que se hayan realizado.
Se deberá́ determinar en el cuerpo del proyecto si, con base en la valoración de tales elementos, se configura o no, un incumplimiento al Código de Ética, el Código de Conducta o las Reglas de Integridad.
En sesión ordinaria o extraordinaria, el Comité podrá́ discutir el proyecto de resolución y deberá́ votar su aprobación a efecto e elaborar las respectivas observaciones o recomendaciones relativas a la queja o denuncia.
Será facultad del Presidente dar parte, en su caso, a las instancias correspondientes.
- De la determinación de un incumplimiento.
En el supuesto de que los miembros del Comité́, determinen que sí se configuró un incumplimiento al Código de Ética, Código de Conducta o las Reglas de Integridad, se procederá́ de la siguiente manera:
Determinará sus observaciones.
Emitirá́ sus observaciones a la persona denunciada en las que, en su caso, se inste al transgresor a corregir o dejar de realizar la o las conductas contrarias al Código de Ética, Código de Conducta o las Reglas de Integridad.
De estimar una probable responsabilidad administrativa, dará́ vista al Órgano Interno de Control.
Solicitará a la Dirección de Recursos Humanos, que dicha recomendación se incorpore al expediente de la o el Servidor Público.
Se remitirá́ copia de la recomendación al jefe inmediato, con copia al Titular de Unidad Administrativa de adscripción de la o el Servidor Público transgresor.
- DEL FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN DE UNA QUEJA O DENUNCIA.
LAS QUEJAS O DENUNCIAS DEBERÁN SER PRESENTADAS EN EL SIGUIENTE FORMATO:
- PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y ATENCIÓN A LOS INCUMPLIMIENTOS AL CÓDIGO DE CONDUCTA.
| # | Responsable | ||
| Secretario Ejecutivo | Recibe queja o denuncia, asigna número de expediente y verifica que contenga nombre, domicilio y dirección electrónica para recibir informes, un breve relato de los hechos, los datos del Servidor Público involucrado, los medios probatorios de la conducta, entre estos, los de al menos un tercero que haya conocido de los hechos. ¿Cumple con los requisitos? Sí Pasa a la actividad número 9 No Continúa en actividad número 4 | Tres días hábiles | |
| Secretario Ejecutivo | Requiere al solicitante por única vez, que dentro de los cinco días hábiles siguientes, subsane la omisión de que se trate, a fin de hacer del conocimiento del Comité́, apercibido que de no hacerlo, archivará el expediente como concluido. | Tres días hábiles | |
| Ciudadanía/ Servidor Público | Recibe comunicado para integrar información faltante. ¿Cumple en tiempo y forma? Sí Pasa a la actividad número 9 No Continúa en actividad número 6 | Cinco días hábiles |
| Secretario Ejecutivo | Turna a los miembros del Comité para efecto de su calificación. | Un día hábil a partir de que los requisitos estén completos | |
| Comité de Ética | Recibe y analiza queja o denuncia. ¿Existe probable incumplimiento al Código de Ética, a las Reglas de Integridad o el Código de Conducta? Sí Pasa a la actividad número 13 No Continúa en actividad número 11 | ||
| Comitéde Ética | Instruye al Presidente a fin de que oriente al Ciudadano/Servidor Público para que acuda a la instancia correspondiente. | Cinco días hábiles a partir de la calificación |
| Comisión | Entrevista al Servidor Público involucrado y de estimarlo necesario, para allegarse de mayores elementos, a los testigos y a la persona que presentó la queja o denuncia. Presenta conclusiones. ¿Existe incumplimiento al Código de Ética, a las ¿Reglas de Integridad o el Código de Conducta? Sí Pasa a la actividad número 15 No Pasa a la actividad número 6 | ||
| Secretario Ejecutivo | Envía a los miembros del Comité y a la Unidad General de Asuntos Jurídicos el proyecto de resolución del Subcomité Comisión permanente o temporal. | Un día hábil a partir de la recepción del proyecto |
| Comité de Ética | Aprueba o modifica el proyecto de resolución, emite observaciones y/o recomendaciones y notifica al Servidor Público contra quien se presentó la queja o denuncia, a su jefe superior jerárquico, al Ciudadano/Servidor Público que presentó la misma, así́ como al Órgano Interno de Control. | Cinco días hábiles |
ANEXO1.
CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD.
Además de las obligaciones que emanan de la naturaleza del ACUERDO que tiene por objeto emitir el Código de Ética y Código de Conducta, la totalidad de Ordenamientos que integran su Política de Integridad Corporativa, además con énfasis relevante los Códigos de ética, de Conducta, y de las Políticas y Lineamientos Anticorrupción para Petróleos Mexicanos, sus Empresas Productivas Subsidiarias y en su caso, Empresas Filiales, así como del cumplimiento de las Leyes y Reglamentos en Materia Anticorrupción del País, y otros que resulten relevantes que favorezcan un desempeño ético y legal, a través de los Comités de Ética y de Integridad Corporativa, los miembros del Comité en el desarrollo de sus funciones y en el conocimiento de los asuntos que impliquen la contravención del marco ético antes citado deberán actuar con reserva, discreción y ajustarán sus determinaciones a criterios de legalidad, imparcialidad, objetividad, transparencia, certeza ética e integridad.
Para lo anterior deberán:
- Mantener la información confidencial en estricta reserva y no revelar ningún dato de la información a ninguna otra parte, relacionada o no, sin el consentimiento previo escrito del denunciante.
- Instruir al personal que estará́ encargado de recibir la información confidencial, debiendo suscribir el presente acuerdo de confidencialidad si fuere necesario, de su obligación de recibir, tratar y usar la información confidencial que reciban como confidencial y destinada únicamente al propósito objeto del presente acuerdo, en los mismos términos en que se establece en el presente instrumento.
- Divulgar la información confidencial únicamente a las personas autorizadas para su recepción dentro del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés.
- Tratar confidencialmente toda la información directa o indirectamente del denunciante, y no utilizar ningún dato de esa información de ninguna manera distinta al propósito del citado acuerdo.
- No manejar, explotar o divulgar la información confidencial a ninguna persona, entidad o dependencia, por ningún motivo en contravención a lo dispuesto por este instrumento, salvo que sea expresamente autorizado a hacerlo por el denunciante.
- Nombre, Nivel Representado y Firma.
| Versión | Fecha | Registro de Actualizaciones |
| 1 | 20 JUNIO 2024 |
